TRÁMITE DE CONVENIOS

 

La DURIN facilita que diferentes instancias de la UPCH (facultades, institutos de investigación, investigadores, docentes, estudiantes, consejo de gobierno, etc.) establezcan convenios con centros educativos, empresas, universidades, instituciones públicas o privadas, etc. Es conveniente que el área interesada en gestionar un convenio designe a un encargado que cumpla las funciones de “gestor del convenio”.

Si se requiere, la DURIN colabora en los diferentes pasos necesarios para celebrar un convenio, eventualmente participando en conversaciones entre el gestor y la contraparte para acordar los contenidos.

El siguiente es el proceso mediante el cual se establece un convenio luego de que las partes han acordado los contenidos:

1) La unidad interesada elabora el convenio utilizando un modelo proporcionado por la DURIN (o por la contraparte), y el gestor del convenio lo remite a la DURIN para revisión, comentarios o visto bueno.

2) La DURIN revisa el documento, y si es necesario, solicita una revisión por parte de la Oficina Técnica de Asesoría Legal (OTAL), la Dirección General de Administración (DGA), la Dirección Universitaria de Promoción y Gestión de la Investigación, Ciencia y Tecnología (DUPGICT), u otra oficina, según los contenidos.

3) La DURIN puede sugerir modificaciones en el documento al gestor del convenio, quien las realiza en coordinación con la contraparte.

  • Si el convenio se está celebrando con una facultad, el gestor presenta el convenio aprobado por la DURIN al Consejo Integrado de Facultades (CIF) que corresponda; el paso siguiente requiere la aprobación del CIF. Esto no es necesario cuando la instancia de la UPCH que está estableciendo el convenio es independiente de las facultades (por ejemplo, un instituto).

4) La DURIN presenta al Consejo Universitario (CU) convenios en su versión final. Para que sean considerados en la agenda de la sesión, la DURIN los envía a Rectorado y Secretaría General hasta las 11:00 del viernes anterior a la sesión.

  • Los convenios deben llegar a la DURIN hasta las 9:00 a.m. del viernes previo a la sesión de CU; los de las facultades deben acompañarse con una carta de aprobación del CIF.

5) En un máximo de siete (7) días calendario después de la sesión de CU, la Secretaría General dirige a la DURIN una carta aprobando los convenios presentados (carta SEGEN).

  • Una vez que el convenio cuente con carta SEGEN, no podrá ser modificado en contenido, ni en autoridades firmantes.
  • Un convenio puede ir con la firma de decanos o vicedecanos siempre y cuando estas firmas acompañen la firma del Representante Legal o Rector.

6)  Con la carta SEGEN, la DURIN gestiona la firma del representante legal de la UPCH y envía el convenio firmado al gestor del convenio para que gestione la firma de la contraparte. El representante legal (o persona autorizada para la firma) de la contraparte deberá contar con poderes inscritos para la suscripción de convenios.

7)  El gestor del convenio lo devuelve a la DURIN firmado por la contraparte, para que sea archivado y registrado entre los convenios vigentes.